Doelstellingen, voorwaarden en richtlijnen
Om het wetenschappelijk onderzoek van goede kwaliteit i.v.m. problemen eigen aan de overzeese gebieden te bevorderen, organiseert de Koninklijke Academie voor Overzeese Wetenschappen (KAOW) jaarlijkse wedstrijden.
1; Opstellen van de vragen en indiening van de werken
a. Elke klasse schrijft jaarlijks een wedstrijd uit over een vraag die verband houdt met de door haar behandelde materies. Tijdens haar februarizitting bepaalt elke klasse het thema waarover de vraag zal handelen en duidt zij twee leden aan om ze op te stellen. Tijdens haar maartzitting legt elke klasse de tekst van de vraag definitief vast. Deze vraag moet voldoende ruim geformuleerd worden zodat het tot een echte competitie kan komen.
b. De wedstrijd is toegankelijk voor wetenschappers wereldwijd zonder enige leeftijdsbeperking. De leden van de Academie mogen niet deelnemen.
c. Elk door de Academie voor de jaarlijkse wedstrijd bekroonde werk krijgt een prijs in speciën (2 500 EUR).
d. Het voor de jaarlijkse wedstrijd van de Academie ingediende werk moet een origineel en recent (max. vijf jaar oud) wetenschappelijk manuscript zijn: een doctoraal proefschrift of een werk van ten minste hetzelfde niveau. Het indienen van een werk voor de jaarlijkse wedstrijd impliceert dat de potentiële laureaat instemt met de voorwaarden die aan het aanvaarden van de prijs verbonden zijn.
e. De Academie neemt werken in het Nederlands, het Frans, het Duits, het Engels en het Spaans in overweging.
f. De auteurs van de voor de wedstrijd ingediende werken mogen anoniem blijven. In dat geval voegen zij bij hun werk een verzegelde enveloppe met daarin hun naam en adres en voorzien van een duidelijk herkenbaar devies dat ook aan het begin van hun werk terug te vinden is. Deze enveloppe wordt opengemaakt na de toekenning van de prijs.
g. De voor de wedstrijd ingediende werken moeten op het secretariaat van de Academie toekomen vóór 1 maart van het tweede kalenderjaar dat op de publicatie van de vraag volgt: vijf papieren en één electronische versie. Voor kandidaten uit overzeese gebieden (ontwikkelings- en groeilanden) volstaan drie papieren exemplaren en één elektronisch document. De kandidaten zullen een samenvatting van maximum 1200 woorden bij hun aanvraag voegen, evenals een curriculum vitae.
2. Beoordeling van de ingediende werken
a. Tijdens hun maartzitting duidt elke klasse drie lezers aan om de ingediende werken te onderzoeken en er voor de klasse een verslag over op te stellen.
b. De prijs wordt in de maand mei door de klasse toegekend nadat zij het verslag van de lezers gelezen en goedgekeurd heeft. De auteur van het bekroonde werk zal de titel van «Laureaat van de Koninklijke Academie voor Overzeese Wetenschappen» dragen.
c. Indien de klasse beslist dat een prijs niet hoeft toegekend te worden, kan zij een eervolle vermelding toekennen. Deze onderscheiding geeft de begunstigde niet het recht de titel van laureaat van de Academie te dragen.
d. Na toekenning van de prijzen blijven de werken op het secretariaat van de Academie ter beschikking van de leden.