De Academie publiceert enkel originele teksten. Vertalingen van reeds in een andere taal verschenen artikels worden niet aanvaard.
Talen
Bij voorkeur worden de werken ingediend in het Engels, maar bijdragen in het Frans, Nederlands, Duits of Spaans worden ook geaccepteerd, onder voorwaarde dat een uitgebreide samenvatting in het Engels wordt bijgevoegd.
Een werk moet in éénzelfde taal worden opgesteld (met uitzondering van citaten en bibliografie); de taal moet correct zijn wat stijl, woordenschat en spelling betreft.
Titel
De titel moet duidelijk het onderwerp van het werk omschrijven, maar zo bondig mogelijk zijn.
Samenvattingen
De tekst van het werk ingediend voor de Proceedings of the Royal Academy for Overseas Sciences moet voorafgegaan worden door twee samenvattingen: één in het Engels en één in de taal van het werk. Geen van beide mag meer dan 10 lijnen bedragen. Hierbij moet de titel van het artikel ook vertaald worden.
Trefwoorden
De auteur van een werk ingediend voor de Proceedings of The Royal Academy for Overseas Sciences moet onder de titel, in de taal van de samenvatting, (niet meer dan 5) trefwoorden vermelden. Deze zijn bestemd om de indexering van zijn werk te vergemakkelijken.
Indiening en voorstelling van de teksten
De teksten moeten per e-mail ingestuurd worden.
De tekst moet getypt worden in gewone lettertekens (geen hoofdletters, behalve voor de beginletters), inclusief de titels, de persoonsnamen, de referenties, enz. Geen enkel woord mag onderstreept worden; de redactie zal de aanwijzingen nodig voor het juiste gebruik van wat in cursief, in vet, in kleine hoofdletters, enz. moet gedrukt worden, aanbrengen.
De teksten moeten volledig zijn (tekst, tabellen, referentielijst en illustraties), klaar voor het drukken.
In de marge moet aangeduid worden waar men ongeveer de tabellen en illustraties wenst in te lassen.
De uitgever behoudt zich het recht voor kleine wijzigingen aan te brengen wat vorm en schikking betreft, dit omwille van de homogeniteit.
Voetnoten
In principe zullen slechts twee voetnoten gedrukt worden:
- De eerste vermeldt de datum waarop het gepubliceerde werk werd ingediend en de datum waarop het werk geaccepteerd werd door de peer reviewers;
- De tweede vermeldt het instituut waaraan de auteur verbonden is, zijn/haar professionele en personele e-mail adressen.
De andere noten moeten doorlopend tussen vierkante haakjes [ ] genummerd worden. Zij moeten in kleine lettertekens gedrukt worden op het einde van het artikel.
Tabellen
De tabellen moeten met Arabische cijfers genummerd worden en een duidelijk opschrift dragen.
| Omgeving | Gezondheidscentra | Dispensaria |
| Stad | 400 tot 600 | 40 |
| Rurale streek | 200 tot 400 | 5 |
De Academie behoudt zich het recht voor tabellen, waarvan de afmetingen te groot zijn en die niet tot het formaat van een bladzijde kunnen verkleind worden, te weigeren.
Illustraties
De illustraties moeten op afzonderlijke bladzijden aangebracht worden en worden elektronisch bij voorkeur aangeleverd in JPEG, TIFF of PDF. Gelieve voor vectorafbeeldingen EPS te gebruiken.
Alle figuren (tekeningen, grafieken, foto’s of kaarten) moeten doorlopend genummerd worden. De grafieken die in zwart/wit gedrukt worden moeten duidelijk interpreteerbaar zijn.
Elke illustratie moet een bondig doch duidelijk onderschrift krijgen zodat de betekenis kan worden begrepen zonder het artikel te lezen.
De lijnfiguren en de foto’s moeten duidelijk zijn, zuiver, klaar om te publiceren (letters en symbolen inbegrepen). Alle elementen van de figuren, letters inbegrepen, moeten groot genoeg zijn om, verkleind, een goede leesbaarheid te behouden.
Referenties in de tekst
In de tekst zullen de verwijzingen naar de referentielijst als volgt voorgesteld worden:
a) Volgens Janssens (1975) ...
b) Volgens Janssens (1975, p. 132) ...
c) In een recent werk (Janssens, 1975) ...
d) Op het einde van een zin: ... (Janssens, 1975).
Indien er twee auteurs zijn: Robinson & Fernald (1908).
Indien er meer dan twee auteurs zijn: Heywood et al. (1977).
De titels van de auteurs worden niet vermeld. Men zal dus schrijven „Volgens Janssens (1975), ...” en niet „Volgens professor Janssens (1975), ...”.
Ingeval twee verschillende auteurs dezelfde naam dragen, moeten de initialen van hun voornamen in de tekst vermeld worden.
Referentielijst
Het systeem dat moet gebruikt worden voor de presentatie van de bibliografische referenties is APA Citation Style
(https://library.stritch.edu/getmedia/68645fbb-f965-4ea0-a63d-14672a6c5fb7/APAStyleGuide6).
De referentielijst moet op het einde van het werk gedrukt worden en alle geciteerde werken vermelden. De auteurs worden verzocht deze beperkt te houden.
De referenties moeten in alfabetische volgorde van de auteurs en, voor éénzelfde auteur (of groep auteurs), in chronologische volgorde gegeven worden.
Dankbetuigingen
Eventuele dankbetuigingen moeten in één enkele paragraaf worden samengebracht achteraan het artikel.
Drukproeven
De auteurs ontvangen één enkele drukproef van hun werk. De drukproeven moeten binnen de twee weken verbeterd teruggestuurd worden naar het secretariaat van de Academie. Overdreven wijzigingen en toevoegingen van de auteur aan zijn oorspronkelijk ingediende tekst zullen hem aangerekend worden.
Overdrukken
De auteur krijgt, samen met een exemplaar van het boek waarin zijn bijdrage gepubliceerd werd, een pdfversie van zijn artikel. De auteurs kunnen, op hun kosten, papieren overdrukken bestellen bij het secretariaat. Dit moet gebeuren bij het terugsturen van de verbeterde drukproef.
Bijzondere aanbevelingen
Citaten van teksten in een Afrikaanse taal
Voor citaten van teksten in een Afrikaanse taal moet men zich houden aan de aanbevelingen van
Burssens, A. (1972). La notation des langues négro-africaines. Signes typographiques à utiliser. Verh. K. Acad. Overzeese Wet., Kl. Mor. Polit. Wet., Nieuwe Reeks in-8°, 41(2), 104 pp.
Eenheden, getallen, breuken
Eenheden moeten conform het Internationaal Systeem van de Eenheden (SI) zijn.
De Belgische metrieke reglementering, bepaald door de wet van 16 juni 1970, aangevuld door de koninklijke besluiten van 27 november 1970 en 4 oktober 1977, is op dit systeem gebaseerd. Een voortreffelijke uiteenzetting hierover is:
Leenaerts, R. (1980). Les unités de mesures et leur notation. Louvain-la-Neuve, UCL, Institut de Génie chimique, 102 pp.
Er wordt aan herinnerd dat er geen punt staat achter de symbolen, dat zij geen meervoud hebben en in alle talen identiek zijn.
Men schrijft dus m, km, ha, kg, enz. Het symbool voor „seconde” is s (en niet ”), voor „minuut”: min. (en niet ’), voor uur: h of u., voor dag: d. De munteenheid euro wordt gesymboliseerd door €.
Men moet volgende symbolen gebruiken: decimaal logarithme = log; Neperiaans logarithme = In; normaliteit van de oplossingen: 10 N; molariteit van de oplossingen: 2 M.
In de Nederlandse en Franse teksten moet de schrijfwijze van de getallen conform de Belgische normen zijn.
Groepen van vier cijfers en meer worden in Engelse teksten door een komma gescheiden, eenheden en decimalen door een punt.
Namen van levende organismen
Alle organismen moeten met hun juiste wetenschappelijke benaming aangeduid worden. Deze namen moeten conform de laatste uitgave van de internationale codes van de plantkundige, zoölogische of bacteriologische nomenclatuur zijn.
Er wordt aan herinnerd dat de genusnamen moeten beginnen met een hoofdletter; de specifieke of infraspecifieke epitheta moeten beginnen met een kleine letter (zelfs indien zij van een persoonsnaam afgeleid zijn).
Voorbeelden: Congothrissa gossei Poll
Osmunda regalis L. var. brevifolia Desv.
De inheemse namen moeten vermeden worden, maar indien deze toch gebruikt worden, moet bij de eerste vermelding ervan de aandacht gevestigd worden op hun juiste wetenschappelijke naam.