Wie kan een notitie schrijven?
Zowel leden als niet-leden van de Koninklijke Academie voor Overzeese Wetenschappen (hierna KAOW) kunnen een biografische notitie schrijven voor de Academie.
Wat is de procedure?
1° indienen van een voorstel van notitie
Eenieder kan een voorstel van notitie indienen. Dit voorstel van notitie zal ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Commissie voor de Belgische Overzeese Biografie die minimaal éénmaal jaarlijks (in februari) bijeenkomt.
2°opstellen tijdskader
Indien het voorstel wordt goedgekeurd, zal in onderling overleg tussen de auteur en de Commissie en rekening houdend met de agenda van de auteur, beslist worden over de tijd die nodig is om de notitie uit te werken.
3° richtlijnen voor het schrijven
De auteur dient zich te houden aan de inhoudelijke en vormelijke richtlijnen voor het schrijven van een notitie. Deze zijn opgesomd in de richtlijnen op de website van de KAOW en zijn terug te vinden via volgende link:. http://www.kaowarsom.be/nl/biografisch_woordenboek_belgen_overzee_richtlijnen .
De notitie dient geschreven te worden onder de Creative Commons CC BY-NC-ND 4.0-licentie.
Wat betreft de lengte, kiest de auteur zelf de lengte van de notitie, maar de maximumlengte is wel vastgelegd op 1.800 woorden. Met regelafstand 1 en met lettertype 12, komen 1.800 woorden ongeveer overeen met 3 A4-pagina’s.
Wat betreft illustraties, wordt de auteur uitgenodigd, zonder enige verplichting, om één of meer illustraties te leveren, in het bijzonder het portret van de beschreven persoon. Deze illustraties moeten kosteloos en vrij van rechten zijn of vallen onder een Creative Commons licentie. De KAOW zal in geen enkel geval gehouden kunnen worden tot het betalen van intellectuele eigendomsrechten op de door de auteur gebruikte afbeeldingen.
De auteur dient er bijzondere aandacht aan te besteden geen rechten van derden te schenden in zijn notitie en dient de KAOW te vrijwaren voor iedere vordering die door een derde zouden worden ingesteld wegens schending van diens rechten door de notitie.
4° peer review
Eens de notitie is voltooid, wordt de tekst onmiddellijk door het secretariaat van de KAOW geüpload op het online forum dat enkel toegankelijk is voor de leden van de Biografische commissie van de KAOW. Vanaf de dag waarop de notitie op het forum is geplaatst, hebben de leden van de Commissie 30 dagen de tijd om hun opmerkingen te formuleren. De voorzitter van de Biografische commissie neemt daarna opnieuw contact op met de auteur om hem/haar de teneur van die opmerkingen mee te delen. Indien deze laatsten een herwerking van de notitie impliceren, moet de auteur daarmee zo goed als mogelijk rekening houden bij de opstelling van de nieuwe versie.
5° aanvaarding
De Commissie biografie is soeverein bij het goedkeuren of afkeuren van de notitie, na toepassing van de procedure van peer review door de leden van de Commissie.
De notitie zal onmiddellijk na de aanvaarding van de finale versie op de website van de KAOW gepubliceerd worden en via het menu “biografische notities” raadpleegbaar zijn, dit om de lange wachttijden voor een papieren publicatie te vermijden. De beheerder van de www.kaowarsom.be-website zal de Commissievoorzitter op de hoogte brengen van zodra de definitieve nota online is geplaatst. Deze laatste neemt contact op met de auteur.
Waar zal de notitie gepubliceerd worden?
- 1) online publicatie
De notitie zal onder CC BY-NC-ND 4.0-licentie gepubliceerd worden op de website van de KAOW en via het menu “biografische notities” door iedereen raadpleegbaar zijn. Bij iedere notitie zal de naam van de auteur(s) en datum van publicatie vermeld worden. Een DOI-nummer zal aan de online notitie worden toegevoegd.
- 2) selectie in boekvorm
De Commissie biografie kan een selectie maken van de belangrijkste notities en die in boekvorm uitgeven, met name in “Biografisch woordenboek van de Belgen overzee”.
Ook hier zal bij iedere notitie de naam van de auteur(s) en datum van publicatie vermeld worden.
Wie heeft recht op welke vergoeding?
Om ook niet-leden van de KAOW te stimuleren een notitie te schrijven, zal aan niet-leden een onderstaande vergoeding worden uitgekeerd, waarvan het bedrag als volgt wordt bepaald door de lengte van de definitieve goedgekeurde versie van de notitie.
tot 300 woorden:€ 12,50
vanaf 300 tot 600 woorden:€ 25
vanaf 600 tot 1.200 woorden:€ 50
vanaf 1.200 tot 1.800 woorden:€ 75
(Ter herinnering: met regelafstand 1 en met lettertype 12, komen 600 woorden ongeveer overeen met 1 A4-pagina.)
Deze bedragen zijn de basisbedragen vastgesteld in 2021. De bestuurscommissie van de Academie kan deze vergoedingen indexeren of herzien op voordracht van de Commissie biografie.
Leden van de KAOW kunnen geen aanspraak maken op bovenvermelde vergoeding.
Indien een niet-lid samen met een lid een notitie schrijft, zal bovenstaande vergoeding integraal uitgekeerd worden aan het niet-lid.
Indien meerdere niet-leden samen een notitie schrijven zal bovenstaande vergoeding eenmaal en in gelijke delen verdeeld worden uitgekeerd aan ieder niet-lid coauteur.
Dit neemt echter niet weg dat de niet-lid coauteurs onderling een andere verdeling kunnen overeenkomen en de in gelijke delen uitgekeerde vergoeding onderling kunnen herverdelen.